E-Rechnung für SAP Business One

E-Rechnung mit SAP Business One

Die Einführung der E-Rechnung ist ein entscheidender Schritt in Richtung digitaler Geschäftsprozesse – und seit 2025 verpflichtend. Mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD sorgen Sie für eine rechtssichere, effiziente und nachhaltige Rechnungsabwicklung.

Mit SAP Business One setzen Sie auf eine flexible und zukunftssichere Lösung, die Ihre Prozesse rund um die Erstellung, den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen automatisiert und vereinfacht. So profitieren Sie nicht nur von einer rechtssicheren Umsetzung, sondern auch von mehr Transparenz, weniger administrativem Aufwand und schnelleren Abläufen.

Darüber hinaus erfüllen Sie mit SAP Business One alle gesetzlichen Vorgaben, vermeiden Medienbrüche und stellen sicher, dass Rechnungen langfristig revisionssicher archiviert werden. So schaffen Sie die Basis für durchgängige digitale Prozesse – einfach, effizient und zuverlässig.

Mit SAP Business One bieten wir Ihnen eine flexible Lösung, die Ihre Prozesse zur Erstellung, zum Empfang und zur Archivierung von E-Rechnungen effizient und einfach umsetzt. Nutzen Sie unsere Expertise und lassen Sie sich von uns bei der Umstellung unterstützen.

Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne!

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Kostenloser Online-Viewer für E-Rechnungen

Eine Mitarbeiterin arbeitet im Büro mit der E-Rechnung in SAP Business One

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E-Rechnung erhalten und aber Sie können sie nicht lesen?

Unser kostenloser E-Rechnungsviewer zeigt Ihnen elektronische Rechnungen wie eine PDF-Datei an – ganz ohne Installation oder Registrierung.

Sind meine Daten sicher?

Keine Speicherung – Verarbeitung nur auf Ihrem Gerät.
100 % anonym – Ihre Daten bleiben privat.
Sicher & kostenlos – ohne Registrierung oder Login.

Wie funktioniert’s?

XML-Datei per Drag & Drop in den Viewer ziehen.
E-Rechnung wird sofort lesbar dargestellt.
Unterstützt die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD.

E-Rechnungspflicht

Ihre Pflichten als Unternehmer

Durchgängige Prozesse

Was bedeutet das für Sie?

Seit 2025 müssen Sie elektronische Rechnungen empfangen, prüfen und revisionssicher aufbewahren können.
Ab 2027 sind Sie zusätzlich verpflichtet, Rechnungen nur noch in einem strukturierten elektronischen Format – als sogenannte XML-Dateien – zu versenden.
Der bisherige Vorrang von Papierrechnungen entfällt – auch gewöhnliche PDF-Dateien gelten nicht als E-Rechnung.

Weniger Aufwand

Wer ist betroffen?

Jedes Unternehmen in Deutschland muss künftig in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Pflicht gilt insbesondere für:

Unternehmen mit Sitz in Deutschland
Grundstücksbezogene Leistungen (B2C und B2B)
Juristische Personen, die keine Unternehmer sind

Klare Zahlen. Voller durchblick.

Welche Übergangsregelungen gelten?

Um Unternehmen Zeit für die Umstellung zu geben, wurden folgende Übergangsfristen festgelegt:

Bis Ende 2026:

Rechnungen dürfen weiterhin in Papierform ausgestellt werden.
PDF-Rechnungen ohne strukturierten Datensatz – also normale PDFs – sind zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.

Bis Ende 2027:

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 Euro (im Vorjahr) dürfen weiterhin die Übergangsregelungen nutzen.
Überschreiten sie diese Grenze, müssen sie bereits 2027 vollständig auf E-Rechnungen umstellen.

Ab 2028:

Die E-Rechnungspflicht gilt ohne Ausnahmen für alle Unternehmen.

Was müssen Sie jetzt tun?

Um die gesetzlichen Anforderungen fristgerecht zu erfüllen, sollten Sie Ihre Rechnungsprozesse rechtzeitig anpassen. Dazu gehört:

Prüfung und Anpassung Ihrer IT- und Buchhaltungssysteme
Schulung Ihrer Mitarbeitenden zur E-Rechnung
Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentation

Machen Sie Ihr Unternehmen jetzt fit für die digitale Rechnungsstellung und profitieren Sie von mehr Effizienz und weniger Verwaltungsaufwand!

Die Formate der E-Rechnung

Für den elektronischen Rechnungsaustausch haben sich zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Beide entsprechen der EU-Norm EN 16931 und ermöglichen eine automatische, medienbruchfreie Verarbeitung.

XRechnung

Reines XML-Format mit der Endung .xml
Ist im Rechnungsverkehr mit Behörden (B2G) bereits etabliert
Unterstützt UBL und CII als XML-Syntax

ZUGFeRD

Hybrides Format: Kombination aus PDF/A-3 und eingebetteter XML-Datei
Dateiendung .pdf, XML-Anhang: zugferd-invoice.xml
Vor allem für den geschäftlichen Austausch zwischen Unternehmen (B2B) gedacht
Nutzt ausschließlich den CII-Standard

Während XRechnung in Deutschland für öffentliche Auftraggeber verpflichtend ist, bleibt die Nutzung von ZUGFeRD im B2B-Bereich freiwillig. Dennoch sind beide Formate rechtlich anerkannt und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungs-Verordnung.

Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?

Elektronische Rechnungen müssen digital verarbeitet und archiviert werden – ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus. Da Formate wie XRechnung und ZUGFeRD rechtlich den Papierrechnungen gleichgestellt sind, unterliegen sie einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht..

Mit SAP Business One können Belege direkt nach SharePoint exportiert werden. Wird SharePoint als revisionssichere Ablage konfiguriert, erfüllt es alle Compliance-Anforderungen. Da die entsprechenden Lizenzen in der Regel bereits in Microsoft 365 enthalten sind, entsteht hierfür meist kein zusätzlicher Kostenaufwand – eine besonders kostengünstige Lösung.

So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben entspricht und gleichzeitig effizient arbeitet.

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Vorteile von E-Rechnungen

Schnellere Zahlungen

Da Rechnungen automatisch verarbeitet werden, verkürzt sich die Bearbeitungszeit.

Hohe Sicherheit

Verschlüsselte Übertragung und digitale Signaturen schützen vor Manipulationen und unbefugtem Zugriff.

Effizientere Prozesse

Weniger manuelle Arbeit bedeutet schnellere Abläufe und eine geringere Fehlerquote.

Kosteneinsparungen

Keine Ausgaben mehr für Papier, Druck und Postversand.

Umweltfreundlich

Weniger Papierverbrauch reduziert den ökologischen Fußabdruck.

Bessere Nachverfolgbarkeit

Lückenlose Dokumentation von der Erstellung bis zur Zahlung.

Alle Voraussetzungen für die E-Rechnung erfüllen

Mit SAP Business One

Damit der elektronische Rechnungsprozess reibungslos funktioniert, müssen Unternehmen bestimmte technische und rechtliche Anforderungen erfüllen. Mit SAP Business One sind Sie bestens darauf vorbereitet:

IT-Infrastruktur: Eine leistungsstarke und integrierte Lösung wie SAP Business One ermöglicht den nahtlosen Austausch elektronischer Rechnungen.
Digitale Signatur: Die Authentizität und Unveränderbarkeit Ihrer Rechnungen werden durch digitale Signaturen sichergestellt.
Rechtliche Konformität: SAP Business One unterstützt Sie dabei, alle nationalen und internationalen Vorschriften zur E-Rechnung einzuhalten.
Interoperabilität: Dank standardisierter Schnittstellen lassen sich Rechnungen problemlos mit anderen Systemen und Plattformen austauschen.

Mitarbeiterin sitzt im Büro und arbeitet mit der E-Rechnung in SAP Business One

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